Записи журнала продукции в ФГИС «Меркурий»: частые ошибки и как их избежать.
В нижеприведенном обзоре самых распространённых ошибок, с которыми сталкиваются участники оборота, вы поймете почему они возникают.
Для справки:
ФГИС «Меркурий» — ключевая государственная информационная система ветеринарной прослеживаемости продукции животного происхождения.
В основе учета продукции в системе лежит запись журнала продукции — именно она отражает фактическое наличие конкретной партии подконтрольного товара на определённой площадке (складе, магазине, производстве).В интеграционных решениях такие записи часто называют складскими записями. Однако в самой ФГИС «Меркурий» используется официальный термин — запись журнала продукции.
Проще говоря, запись журнала продукции — это цифровой остаток товара в «Меркурии», на основании которого система определяет, находится ли продукция в легальном обороте.
Что содержит запись журнала продукции
Одна запись журнала продукции включает ключевые сведения о партии:
номер записи;
- дата добавления записи;
- страна происхождения;
наименование продукции;
GTIN (если указан);
вид продукции (код ТН ВЭД);
объем, количество;
- остаток;
дата выработки и срок годности;
производитель;
GUID ветеринарного сопроводительного документа (ВСД);
текущий статус партии;
владелец груза, площадка, на которой хранится продукция.
Каждая запись журнала продукции имеет уникальный идентификатор (GUID).
Когда формируется запись журнала продукции
Запись журнала продукции появляется автоматически:
1. При приёмке продукции (сырья) по ВСД
После гашения входящего ВСД партия появляется у получателя в журнале продукции.
Это касается и возвратов: возврат оформляется как исходящий ВСД, а у получателя запись возникает после его гашения.
2. При производстве или переработке
При оформлении производственного ВСД формируются новые записи журнала продукции на готовую продукцию.
Пока запись журнала продукции существует и не списана, товар считается находящимся в обороте.
В Меркурий.ХС журнал продукции состоит из двух основных разделов: «Входная продукция» и «Вырабатываемая продукция». Записи распределяются между разделами в зависимости от того, является ли выбранный ХС производителем или покупателем продукции. Третий раздел «Журнал продукции» объединяет списки записей из этих разделов.
Почему возникают ошибки
Настало время для обзора наиболее распространённых ошибок и причин их возникновения.
Ошибка 1. Несвоевременное гашение входящих ВСД
Одна из самых частых проблем — задержка гашения входящего ВСД (про отведенные 24 часа мы помним, верно?).
Пока ВСД не погашен, запись журнала продукции у получателя не формируется, а продукция в системе ФГИС “Меркурий” считается «в пути».
Последствия:
отсутствие продукции в остатках «Меркурия» при фактическом наличии;
невозможность оформить исходящий ВСД;
расхождения между фактическим складом и системой.
Основная причина — человеческий фактор и отсутствие автоматизации при приемке.
Ошибка 2. Работа с неверной записью журнала продукции
Если на площадке присутствует несколько партий с похожими характеристиками (один производитель, одинаковое наименование, близкие даты выработки), пользователь может выбрать не ту запись при оформлении исходящего ВСД.
Последствия:
некорректное списание остатков;
искажение данных по партиям;
сложности при проверках и инвентаризациях.
Очевидно, что данная ошибка особенно характерна для ручной работы через веб-интерфейс без интеграции с учетными системами.
Ошибка 3. Отсутствие списания при порче или истечении срока годности
Некоторые компании утилизируют продукцию физически, но не оформляют списание записи журнала продукции в ФГИС «Меркурий».
Последствия:
в системе числится продукция, которой фактически нет;
риск признания оборота недостоверным;
претензии со стороны Россельхознадзора и выдача предостережений.
Важно помнить: пока запись активна, продукция считается находящейся в обороте.
Ошибка 4. Несоответствие данных между ФГИС «Меркурий» и учетной системой
При отсутствии интеграции часто возникают ситуации, когда:
остатки в учетной системе не совпадают с журналом продукции;
отгрузка проведена, но не отражена в «Меркурий»;
данные корректируются вручную «задним числом».
Такие расхождения — один из ключевых индикаторов риска при мониторинге со стороны РСХН.
Ошибка 5. Игнорирование статусов записей журнала продукции
Запись журнала (в подразделах) продукции может находиться в разных статусах:
- «Созданные» — записи журнала добавлены государственным ветеринарным врачом любым способом, либо уполномоченным лицом ХС вручную;
- «Отправленные» — записи журнала добавлены уполномоченным лицом ХС;
- «Неоформленные» — общий список всех записей журнала в статусах «создана» и «отправлена»;
- «Оформленные» — записи журнала, в которых остаток продукции равен нулю;
- «Аннулированные» — записи журнала в статусе «аннулирована»;
- «Все записи» — общий список всех записей вне зависимости от статуса.
Ошибка 6. Отсутствие регулярного контроля остатков
Без системного мониторинга в журнале продукции со временем накапливаются «фантомные» остатки.
Это усложняет работу, увеличивает количество ошибок и повышает регуляторные риски.
Схема ошибочных действий проста: некорректно оформленный ВСД влечет за собой, как снежный ком ряд проблем, например, могут быть возвраты или расхождение в остатках (когда в 1С списали одну партию, а во ФГИС “Меркурий” другую). Сценариев ошибок, на самом деле, множество, исход один.
Как снизить количество ошибок
Без автоматизации (через веб-интерфейс «Меркурий»)
Если компания работает вручную в Меркурий.ХС, то нужно сделать ряд действий и все равно мониторинг ФГИС “Меркурий” выявляет, что зачастую (на регулярной основе) специалисты отправляют не ту партию, еще чаще когда отправляют просроченный товар, и самое частое нарушение когда при производстве вырабатывают продукцию без сырья или в неправильном количестве.
Это не считая еще добавление данных о лабораторных исследованиях и т.д.
При этом важно:
строго соблюдать сроки гашения ВСД. (Да, это сложно и трудозатратно каждый ветсертификат вручную гасить и не забывать, что нужно это сделать в отведенные 24 часа, но таков регламент работы и любое отступление от правил Меркурия чревато последствиями);
своевременно оформлять списания;
обучать сотрудников логике работы записей журнала продукции;
Если внимательное отношение к этим данным, а также регулярный контроль все равно не помогают избежать ошибок, то всегда есть план А-автоматизация, которая позволит снизить риски, упростить проверки и обеспечить устойчивую работу бизнеса в рамках ветеринарных требований.
Только представьте, что вышеописанные действия можно корректно сделать и за гораздо меньшее время, в один-два клика.
Наиболее эффективный путь — автоматизация обмена данными между учетной системой и ФГИС «Меркурий»:
автоматическое гашение (в том числе с помощью “умного гашения”, когда можно настроить время/количество и все будет проводиться без участия сотрудника) и оформление ВСД;
автоматический подбор партий, в зависимости от установленных фильтров,
- автоматическая сверка остатков 1с и ФГИС Меркурий;
синхронизация остатков без ручного ввода;
исключение ошибок выбора записи журнала продукции;
- исключение оформления просроченной продукции;
контроль статусов и остатков в режиме реального времени;
снижение нагрузки на сотрудников.
Интеграционные решения минимизируют влияние человеческого фактора и обеспечивают стабильную работу при больших объемах операций.
Запись журнала продукции в ФГИС «Меркурий» — ключевой элемент легального оборота подконтрольной продукции.
Большинство ошибок возникает не из-за сложности системы, а из-за недопонимания логики работы журнала продукции и отсутствия интеграции.
С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова
