А вы знаете, какие ошибки чаще всего встречаются при партионном учёте? А как избежать пересортицы и потери прослеживаемости? Давайте разберемся вместе, как работать корректно и без ошибок.
Партионный учет становится для бизнеса не просто инструментом управления складом. Для компаний, работающих с маркируемой продукцией “Честный ЗНАК”, товарами с ограниченным сроком годности и продукцией, движение которой должно прослеживаться, правильная работа с партиями напрямую связана с корректностью складских операций, отгрузки и передачи сведений в информационные системы.
При этом одна из распространенных ошибок — воспринимать партию как дополнительный внутренний реквизит в учетной программе. На практике недостаточно просто присвоить продукции номер партии. Необходимо обеспечить, чтобы одна и та же партия корректно идентифицировалась на производстве, при приемке, хранении, подборе и отгрузке.
На примере интеграционных решений АО «АСП» рассмотрим, какие проблемы чаще всего возникают у клиентов до автоматизации при партионном учете и как их можно минимизировать с помощью интеграционных модулей АСП.
Ошибка №1. Компания считает партионный учет исключительно складской задачей
Одна из первых ошибок — начинать внедрение партионного учета только со склада.
На самом деле партия появляется значительно раньше момента размещения товара на складском месте. Она может быть связана с производством, датой выпуска, сроком годности, маркировкой, документами поставки и другими параметрами, которые используются в дальнейшем при движении продукции.
Если производственный и складской контуры работают независимо друг от друга, возникает риск ситуации, когда в одной учетной системе партия существует, а в другой информация о ней отсутствует или представлена иначе.
Именно поэтому при подготовке к партионному учету важно анализировать не отдельную операцию, а весь путь продукции:
производство → маркировка → приемка → склад → сборка → отгрузка → передача данных в учетную систему.
АО «АСП» реализует автоматизацию на стыке нескольких процессов. В частности, «АСП.Маркировка» может работать совместно с «АСП.Склад WMS», обеспечивая переход от операций с маркировкой “Честный ЗНАК” к складским операциям.
Как АСП.Склад WMS связывает фактический товар и учетную систему
Эту задачу решает АСП.Склад WMS — система управления складом, предназначенная для автоматизации приемки, размещения, хранения, комплектации и отгрузки продукции.
Рассмотрим приемку.
Из учетной системы в АСП.Склад WMS передается документ приемки (поступления). В нем содержится информация о том, какой товар ожидается на складе, его количестве, а для соответствующей модели учета — необходимые сведения о кодах маркировки или партиях.
Кладовщик принимает фактически поступивший товар и с помощью ТСД или сканера фиксирует его.
При поэкземплярном учете могут сканироваться конкретные коды маркировки.
При партионном учете фиксируются соответствующие партии и их количество — в зависимости от требований, установленных для конкретной товарной группы.
Интеграционный модуль АСП.Склад WMS (АСП.Сборка) работает со всеми видами учета:
- поэкземплярный,
- партионный,
- объемно-сортовой.
Фактическая информация затем передается обратно в учетную систему.
Получается возможность сравнить: что указано в документе поставщика → что ожидает принять предприятие → что фактически поступило на склад. Это позволяет выявить расхождения непосредственно во время приемки.
Ошибка №2. Партия не связана с конкретным товаром и его характеристиками
Еще одна проблема возникает, когда предприятие формально ведет партии, но не определяет, какие данные должны однозначно идентифицировать каждую из них.
В зависимости от конкретного бизнес-процесса это могут быть:
- номер или идентификатор партии;
- дата производства;
- срок годности;
- номенклатура;
- количество продукции;
- сведения о маркировке;
- производственный документ;
- поставщик или источник поступления;
- склад и место хранения.
Особенно критична эта проблема для скоропортящейся продукции. Если две партии одного и того же товара отличаются сроками годности, система должна позволять сотруднику различать их при подборе и отгрузке.
В базе знаний АО «АСП» отдельно отмечалась практическая проблема производства молочной продукции: при работе с крупными клиентами может потребоваться разделение продукции с учетом сроков годности, чтобы исключить случайное смешение партий. Это показывает, что партионный учет — не абстрактная функция программы, а часть реального производственного процесса.
Ошибка №3. Одна партия физически смешивается с другой
Даже правильно настроенная информационная система не решит проблему, если физическая организация склада не соответствует данным в программе.
Например, предприятие получило две партии одного товара. В учетной системе они разделены, но на складе продукция размещена без понятной идентификации. При сборке заказа сотрудник может взять товар из другой партии.
В результате появляется расхождение между:
- фактическим товаром;
- складскими остатками;
- партией, указанной в документе;
- сведениями о маркировке “Честный ЗНАК”.
Для бизнеса это означает дополнительные операции по поиску ошибки, корректировке документов и проверке остатков.
«АСП.Склад WMS» позволяет выстраивать складские операции с учетом партий, а использование ТСД помогает переносить контроль непосредственно в процесс приемки, размещения и отбора товара.
Ошибка №4. Сотрудник выбирает партию вручную там, где процесс можно автоматизировать
Чем больше склад и ассортимент, тем выше риск человеческой ошибки.
Если оператор самостоятельно вводит номер партии или выбирает ее из большого списка, возможны:
- опечатки;
- выбор соседней партии;
- неправильное количество;
- подбор продукции с другим сроком годности;
- несоответствие фактически отобранного товара документу.
Особенно сложной становится ситуация, когда на складе одновременно находятся десятки партий одной номенклатуры.
В этом случае автоматизация должна переносить контроль с памяти сотрудника на систему и оборудование. Например, использование ТСД позволяет сканировать товар непосредственно при выполнении складской операции.
В интеграции АО «АСП» такой подход связывает складской учет с маркировкой “Честный ЗНАК”: сотрудник работает не только с названием товара, но и с идентификаторами конкретной продукции.
Ошибка №5. Не обеспечивается связь партии и маркировки “Честный ЗНАК”
Для маркируемой продукции недостаточно знать, сколько товара числится в партии. Нужно понимать, какие конкретные коды маркировки относятся к соответствующей продукции и как они проходят дальнейшие операции.
В связке «АСП.Маркировка» и «АСП.Склад WMS» можно выстроить процесс, при котором маркировка не существует отдельно от складского движения.
Например:
товар → код маркировки → партия → складская операция → сборка → отгрузка.
Такой подход уменьшает вероятность ситуации, когда в учетной системе партия одна, а фактически сотрудник отгружает товар, относящийся к другой партии.
Интегратор АО «АСП» также реализует операции агрегации маркированной продукции. В рабочих процессах клиентов встречается, например, объединение большого количества единиц продукции в один паллет.
На практике сложности могут возникать и после агрегации. Например, в интервью* представитель Курского молочного завода рассказал о ситуации, когда после прохождения камеры технического зрения маркированная пачка повреждалась, но продолжала числиться в агрегате как верифицированная. В таком случае предприятию приходилось обращаться в техническую поддержку либо разагрегировать паллет примерно из 3000 единиц, чтобы исключить одну-две поврежденные пачки, а затем формировать агрегат заново.
*“ASP News” официальное подтвержденное СМИ. Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации СМИ: серия Эл № ФС77-76702 от 06 сентября 2019 г.
Ошибка №6. Компания пытается вести партионный учет отдельно в нескольких системах
Одна из наиболее затратных ошибок — дублирование информации.
Например, партия ведется:
- в 1С;
- отдельно в складской системе;
- еще раз в системе маркировки “Честный ЗНАК”;
- частично в Excel;
- а фактическое движение контролируется сотрудниками вручную.
Чем больше таких контуров, тем выше вероятность расхождения.
При изменении количества товара или его статуса информация может обновиться в одной системе и остаться прежней в другой. Поэтому при внедрении партионного учета бизнесу стоит заранее определить, где является источником каждая категория данных и каким образом информация передается между системами.
АО «АСП» специализируется именно на интеграционных модулях. Компания разрабатывает ИТ-решения для автоматизации склада, маркировки “Честный ЗНАК”, ФГИС «Меркурий» и других государственных информационных систем.
При этом список технологических партнеров и интеграторов размещается на официальном ресурсе системы “Честный ЗНАК”. АСП.Маркировка – модуль для автоматизации работы в системе “Честный ЗНАК” входит в список интеграторов, которых рекомендует на официальном сайте “Честный ЗНАК”.
Ошибка №7. Не учитывается реальная работа сотрудников склада
Еще одна типичная проблема — настроить партионный учет «на бумаге», но не адаптировать его под реальные действия сотрудников.
Если оператору для обычной отгрузки приходится выполнять большое количество дополнительных операций, сотрудники начинают искать обходные пути: записывать информацию вручную, использовать таблицы, передавать данные устно или временно перемещать товар без оформления операции.
В результате система формально содержит необходимые сведения, но фактический склад начинает жить по собственным правилам. Поэтому при внедрении важно тестировать не только настройки программы, но и реальный сценарий работы:
- приемка товара;
- идентификация партии;
- размещение;
- перемещение;
- подбор;
- сканирование кодов маркировки;
- сборка;
- отгрузка;
- передача данных в учетную систему.
В базе знаний АО «АСП» есть пример предприятия, которое внедряло WMS именно в рамках подготовки к поэкземплярному учету: склад понадобился для операций со сборкой агрегатов. При этом компания отмечала, что конкретная модель работы склада зависит от фактического характера бизнеса и скорости отгрузки продукции.
Ошибка №8. Не предусмотрен контроль расхождений
Партионный учет должен не только фиксировать операции, но и помогать находить расхождения.
Бизнесу необходимо контролировать как минимум:
- остатки по партиям;
- фактическое количество товара;
- соответствие партии документу;
- соответствие маркировки;
- результаты приемки и отбора;
- ошибки сканирования;
- изменения после производства или агрегации.
Чем раньше обнаружено расхождение, тем дешевле его исправить.
Например, ошибка, выявленная непосредственно при сборке заказа, обычно значительно проще для исправления, чем ситуация, когда уже отгруженный товар оказался связан с неправильной партией.
Как АО «АСП» помогает автоматизировать партионный учет
Для предприятия партионный учет эффективнее рассматривать не как отдельную функцию, а как часть единой цепочки автоматизации.
В зависимости от задач бизнеса в нее могут входить:
АСП.Маркировка — работа с кодами маркировки, производственными операциями, агрегацией, оборудованием и интеграцией с учетной системой.
АСП.Склад WMS — автоматизация складских процессов, работа с партиями, адресным хранением, ТСД, приемкой, подбором и отгрузкой.
АСП.Шлюз (Меркурий) — автоматизация обмена между учетной системой предприятия и ФГИС «Меркурий», в том числе процессов оформления и гашения ВСД.
Это позволяет выстраивать взаимосвязанный автоматизированный процесс.
Партионный учет — это не просто новый реквизит в учетной системе
Главная ошибка бизнеса — воспринимать партионный учет как добавление еще одного поля в карточку товара.
На практике он затрагивает производство, маркировку, склад, оборудование, документы и отгрузку. Поэтому попытка решить задачу только изменением настроек учетной системы может привести к тому, что информация о партии будет существовать в программе, но не будет корректно отражать фактическое движение продукции.
Многолетний опыт АО «АСП» показывает, что наиболее устойчивый вариант — выстраивать сквозной процесс, в котором партия, маркировка, складская операция и учетный документ связаны между собой.
С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова
