Электронные перевозочные документы станут обязательными: как бизнесу подготовиться к 2026 году.
Федеральная налоговая служба РФ предупредила участников рынка перевозок о вступлении в силу новых требований к документальному оформлению грузоперевозок. С 1 сентября 2026 года начнут действовать поправки в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», внесенные Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Ключевое изменение — обязательный переход на электронный формат перевозочных документов для всех участников перевозочного процесса, вне зависимости от отрасли и масштаба бизнеса.
Какие документы переводятся в электронный формат
С указанной даты оформление следующих документов в бумажном виде больше не будет допускаться:
транспортная накладная;
заказ или заявка на перевозку;
экспедиторские документы;
железнодорожная накладная;
грузовая накладная при авиаперевозках.
Требование распространяется на всех участников перевозки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, грузополучателей, а также организации и индивидуальных предпринимателей, для которых перевозка не является основным видом деятельности.
Почему регулятор настаивает на переходе на ЭПД
ФНС рассматривает электронные перевозочные документы как инструмент повышения прозрачности и управляемости логистических процессов. Электронный формат позволяет:
обеспечить единый стандарт документооборота;
сократить количество ошибок и разночтений в документах;
повысить уровень контроля за перевозками и расчетами;
упростить взаимодействие между бизнесом и государственными системами.
По сути, речь идет о переходе от разрозненного бумажного документооборота к сквозной цифровой модели сопровождения грузоперевозок.
Несмотря на то что обязательность наступает только с сентября 2026 года, ФНС прямо рекомендует компаниям и ИП не откладывать переход на электронные перевозочные документы.
Ранний переход позволяет:
протестировать технологии и процессы без риска нарушений;
обучить сотрудников и водителей;
адаптировать учетные и логистические системы;
выявить и устранить слабые места до наступления обязательного применения.
Для бизнеса это означает более мягкий и управляемый переход, без авралов и простоев.
Что необходимо сделать для перехода на электронные перевозочные документы
1. Получить квалифицированную электронную подпись
Необходимо оформить:
сертификат КЭП на руководителя организации или индивидуального предпринимателя;
либо КЭП для сотрудников с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД).
Это обязательная основа для юридически значимого электронного документооборота.
2. Подключиться к оператору ИС ЭПД
Для работы с электронными перевозочными документами требуется подключение к одному из аккредитованных операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).
Операторы обеспечивают:
обмен ЭПД между участниками перевозки;
передачу данных в государственную информационную систему ЭПД;
юридическую значимость документов.
3. Организовать доступ внутри компании
На практике потребуется:
назначить администратора системы;
предоставить доступ сотрудникам логистики и бухгалтерии;
при необходимости подключить водителей и экспедиторов;
интегрировать ЭПД с учетными системами (ERP, WMS, TMS).
Экономический эффект и практические выгоды перехода на ЭПД
ФНС отдельно подчеркивает, что переход на электронные перевозочные документы — это не только регуляторное требование, но и реальный инструмент оптимизации затрат.
Основные преимущества для бизнеса:
сокращение расходов на бумагу, печать и обслуживание оргтехники;
отказ от курьерской доставки оригиналов документов;
снижение риска утраты или повреждения документов;
ускорение расчетов за перевозки за счет мгновенной передачи документов;
упрощение архивного хранения и проверок.
Особенно заметен эффект для компаний с большим объемом перевозок, где документооборот традиционно является узким местом.
Что будет, если не перейти на электронный формат
С 1 сентября 2026 года использование бумажных перевозочных документов будет рассматриваться как несоблюдение требований законодательства, что может повлечь:
проблемы с признанием документов;
сложности при налоговых и контрольных мероприятиях;
риски споров между участниками перевозки;
административную ответственность.
Фактически бумажный документооборот перестанет быть легитимным способом сопровождения грузоперевозок.
Поправки в закон о транспортно-экспедиционной деятельности означают окончательный переход логистики на цифровую модель документооборота. С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы станут обязательными для всех участников рынка.
Компании, которые начнут переход уже сейчас, получат не только регуляторную готовность, но и ощутимый операционный эффект — сокращение затрат, ускорение процессов и снижение рисков. Для остальных переход может стать стрессовым и дорогостоящим в сжатые сроки.
С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова
Источник: Retail.ru
