Как автоматизация помогает работать с ФГИС «Зерно»: Интервью с экспертами ГК «Мегаполис»

Интервью с заместителем исполнительного директора по бизнес-процессам, Лиховид Алексеем и Дмитрием Сизовым, менеджером по работе с государственными информационными системами ГК «Мегаполис», г. Санкт-Петербург 

ГК «Мегаполис» — петербургская компания, которая занимается дистрибуцией продуктов питания от производителей в торговые сети, розничные и оптовые магазины. В работе с продукцией переработки зерна компания использует интеграцию АСП.Зерно.

О том, какие задачи помогает решать интеграционный модуль АСП, как организована работа с ФГИС «Зерно» и на что стоит обратить внимание при подготовке к автоматизации, в интервью нашему журналисту «АСП Ньюс» Нике Виноградовой рассказали эксперты Алексей Лиховид и Дмитрий Сизов.

— Алексей и Дмитрий, здравствуйте. Расскажите, пожалуйста, о ГК «Мегаполис». Чем занимается компания?

Алексей Лиховид (заместитель исполнительного директора по бизнес-процессам ГК «Мегаполис»): Ника, добрый день! Мы занимаемся дистрибуцией продуктов питания: поставляем продукцию производителей в торговые сети, розничные и оптовые магазины.

Справка «АСП Ньюс»:

Торговый дом «Мегаполис» — один из крупнейших дистрибьюторов Северо-Западного региона России с более чем 20-летней историей. Компания начала свою деятельность в 1993 году и за три десятилетия выросла в надёжного стратегического партнёра ведущих мировых производителей, доверяющих нам представление своих брендов на рынке.

В портфеле ТД «Мегаполис» мировые бренды FMCG. Компания работает с флагманами отрасли: крупнейшими производителями кондитерских изделий, напитков и мороженого, а так же зоотоваров:

• Mars;

• Nestlé;

• Mondelēz;

• «Объединённые кондитеры»;

• Ritter Sport;

• ГК «Балтика» и Carlsberg Group;

• мороженое Fonterra, Unilever и Latteo и другие.

ТД «Мегаполис» последовательно расширяет направления деятельности:

• 2022 год — приобретение компании «ТерраПласт»: производство и поставки сопутствующих товаров для животных;
• 2023 год — выкуп дистрибуции у компании «ЛеМурр»;
• ГК «Мегаполис» выступает не только дистрибьютором, но и производителем (собственная торговая марка) и импортёром кормов и лакомств для животных, а также дистрибьютором Nestlé Purina;
• развивает 3PL-направление: комплексные логистические услуги для 11 партнёров.

Наша компания ТД «Мегаполис» обеспечивает гарантированное покрытие закреплённых территорий в режиме 24 часов, строго в соответствии с контрактными обязательствами. По контрактам без территориальной привязки осуществляет отгрузки продукции по всей территории России и странам ближнего зарубежья.

Ника, пользуясь случаем хочу также вкратце рассказать почему нам доверяют.

• Более 20 лет стабильной работы на рынке дистрибуции;
• Портфель мировых брендов FMCG — от Mars и Nestlé до Fonterra и Unilever;
• Собственное производство и импорт товаров для животных, дистрибуция Nestlé Purina;
• Развитая складская сеть общей площадью более 19 000 м²;
• Полный цикл услуг: от дистрибуции до 3PL-логистики;
• Отработанная логистика 24/7 с охватом всей страны и ближнего зарубежья.

ТД «Мегаполис» — это про масштаб, надёжность и комплексный подход. Мы не просто доставляем товар — мы выстраиваем долгосрочные партнёрские отношения и обеспечиваем клиентов самыми современными логистическими решениями.

— Что стало главным поводом для автоматизации взаимодействия с ФГИС «Зерно»?

Дмитрий Сизов (менеджер по работе с государственными информационными системами ГК «Мегаполис»): Основной причиной стал большой товарооборот компании. Кроме того, «Мегаполис» стремится развивать автоматизацию, сокращать объём ручной работы и снижать вероятность ошибок. Интеграция с ФГИС «Зерно» с помощью АСП.Зерно помогает сделать рабочие процессы удобнее и эффективнее.

— Какие задачи компания рассчитывала решить с помощью АСП.Зерно?

Дмитрий Сизов: Главная задача — это  максимально автоматизировать работу во ФГИС «Зерно», которая находится в сфере контроля Минсельхоза России, Россельхознадзора и подведомственных им учреждений. Мы стремились передать основные операции сервису интеграции и выстроить более удобный процесс работы с системой ФГИС «Зерно».

— Как проходило внедрение? Сколько времени заняла реализация проекта?

Дмитрий Сизов: Точные сроки внедрения я назвать не могу, когда я пришел в компанию интеграция АСП.Зерно уже была настроена. Но могу ответить, что в течении рабочего процесса безусловно возникали какие-то вопросы. Сейчас также есть несколько открытых вопросов, но в целом все проблемы устраняются достаточно оперативно специалистами АСП.

— Алексей, детализируйте, пожалуйста. Речь идет о текущих рабочих вопросах или есть какая-то проблематика?

Алексей Лиховид: На данный момент никакой проблематики в нашей работе нет, все текущие вопросы решаются оперативно и без задержек.

Позвольте детализировать текущие рабочие моменты:

Вопрос по входящим партиям: Возникла ситуация, когда партии не принимаются системой, несмотря на корректные данные. На первый взгляд, все параметры указаны верно, однако ошибка происходит без явной причины. В связи с этим вопрос передан в отдел разработки АСП для выяснения и устранения причины. Мы ожидаем, что специалисты АСП смогут оперативно разобраться в ситуации и предоставить решение.

Изменение структуры в 1СERP: Недавно произошли изменения в структуре нашей программы 1СERP 2.2, в результате которых один из видов документов был убран. Ранее к этому документу были привязаны определенные операции, которые теперь требуют пересмотра. В настоящее время формируется техническое задание для внесения необходимых корректировок и адаптации процессов. После утверждения задания планируется доработка системы для обеспечения корректной работы с новыми данными.

Работа по системе интеркампани. В нашем интеграционном решении объединены два наших юридических лица. В специфики работы бывают случаи когда поступление товара происходит на одно юр.лицо, а отгрузка с другого юр.лица. Для этого существует механизм интеркампани, но он не реализован в АСП.Зерно. Данный вид операции выполняется в ручном режиме.

-Из какого источника вы узнали про интеграцию АСП.Зерно? Рассматривали ли другие компании-интеграторы и почему свой выбор остановили на АСП.Зерно?

Алексей Лиховид: В 2024 году процессом выбора и интеграции решения занимался я. Контекст выбора решения следующий: в нашей компании установлено самописное решение на базе 1С:ERP 2.2, достаточно старой версии, в которой отсутствует поддержка некоторых систем ФГИС. Для работы, согласно требованиям законодательства, мы обязаны передавать информацию во ФГИС «Зерно». Именно эта необходимость и стала отправной точкой поиска подходящего решения.

Процесс поиска и отбора проходил следующим образом:

Был составлен список программных решений и компаний-интеграторов, способных реализовать цели интеграции с ФГИС «Зерно».

Среди рассмотренных интеграторов была компания АСП.

Поиск и отбор потенциальных подрядчиков осуществлялись через интернет.

Таким образом, информация об АСП.Зерно была получена в ходе самостоятельного анализа рынка и доступных программных решений в открытых источниках.

-Рассматривали ли другие компании-интеграторы и почему свой выбор остановили на АСП.Зерно?

Алексей Лиховид: Да, как я уже упоминал ранее, безусловно. Мы рассматривали и другие компании-интеграторы. Всего в списке было порядка 10 компаний, и каждая из них предлагала свой вариант решения.

Задача выбора сводилась к тому, чтобы найти оптимальный баланс сразу по нескольким ключевым параметрам:

1. Скорость интеграции. Насколько быстро подрядчик сможет внедрить решение и обеспечить передачу данных во ФГИС «Зерно» в установленные законодательством сроки.
2. Влияние на существующую систему. Критично было оценить, насколько интеграция затронет нашу текущую программу 1С:ERP 2.2. Как я отмечал, решение самописное и достаточно старое, поэтому любые вмешательства в его структуру несут риски, и важно было минимизировать нагрузку на систему.
3. Техническая поддержка. Для нас принципиально важен не только сам факт внедрения, но и дальнейшее сопровождение: оперативное реагирование на ошибки, консультации, доработки при изменении требований законодательства.
4. Стоимость решения. Соотношение цены и объёма предоставляемых услуг, без ущерба для качества.

По итогам сравнения предложений именно АСП.Зерно обеспечил наилучшее сочетание всех этих критериев, поэтому свой выбор мы остановили на данной компании.

— С какой учётной системой работает компания? Как организован обмен данными с АСП.Зерно?

Алексей Лиховид: Компания АСП предложила использовать для работы с ФГИС «Зерно» отдельную базу данных на базе 1С. Нас такой подход полностью устраивает, поскольку он не требует вмешательства в структуру данных нашей 1С:ERP 2.2 — это был один из ключевых критериев выбора, о котором я упоминал ранее.

Сам обмен данными организован следующим образом:

1. Экспорт из 1С:ERP. Для передачи данных используется внешняя обработка, загруженная в 1С:ERP с заранее описанными правилами передачи документов.
2. Обработка запускается регламентным заданием в течение дня и экспортирует данные по документам — «Реализация товаров», «Перемещение между складами» и другим аналогичным документам.
3. Вместе с данными документами экспортируются смежные справочники: номенклатура, партнёры и прочие.
4. Работа в базе АСП.Зерно. После загрузки данных обработка может происходить в двух режимах: автоматическом или ручном, в зависимости от выбора пользователя:

• Автоматический режим: система самостоятельно подбирает партии товара, формирует новые и наполняет СДИЗы, с последующей отправкой их во ФГИС «Зерно».
• Ручной режим: пользователь сам контролирует подбор партий и формирование СДИЗов перед отправкой данных.

В целом схема достаточно простая и удобная: основной объём работы система берёт на себя, а от нас требуется только контроль корректности данных на выгрузке и выбор режима работы. Всё работает отлично.

-А вы, кстати, пользуетесь базой знаний по интеграционным решениям АО АСП?

Дмитрий Сизов: Да, спасибо.

— Какие операции с продукцией переработки зерна удалось автоматизировать?

Дмитрий Сизов: Полной автоматизации пока нет. Основные операции, которые мы выполняем в АСП.Зерно, — это приёмка входящих СДИЗов, отправка исходящих СДИЗов и формирование партий. Если мы говорим конкретно про СДИЗы. Всё-таки ручной труд, безусловно через систему АСП значительно облегчен, но это не полностью автоматизированный процесс. Автоматизировано у нас данных из 1С в случае добавления, например, нового товара или изменения какой-то информации — это да.

— Какой объём документов СДИЗ компания обрабатывает?

Дмитрий Сизов: В среднем оформляем и отправляем около 40–50 СДИЗов в день. Объём может меняться в зависимости от текущей нагрузки.

-Изменился ли порядок работы сотрудников с документами ФГИС «Зерно» после внедрения системы?

Алексей Лиховид: Процесс интеграции был запущен заранее, т.е. до начала работы компании с товаром, подконтрольным ФГИС «Зерно», поэтому переход прошёл без сбоев в операционной деятельности.
Настройка системы изначально велась с расчётом на то, чтобы интеграция не усложняла работу сотрудников и не влияла на их процессы в худшую сторону.

Безусловно, определённые изменения в функционал всё же появились. В частности:

• у отдела закупок добавились задачи по внесению недостающей информации в номенклатуру товаров;
• у бухгалтера — работа по договорам.

Однако важно отметить: эта работа в любом случае появилась бы вне зависимости от используемого решения. Так как она обусловлена самими требованиями законодательства по работе с ФГИС «Зерно», а не реализацией программного продукта АСП.Зерно.

Что касается текущего порядка работы: при нашем объёме документов процесс через АСП.Зерно занимает у одного сотрудника 2–3 часа, при этом длительность может варьироваться в зависимости от нагрузки на саму систему ФГИС «Зерно». Принципиально, что сотрудник выполняет в основном контрольную функцию, он следит за корректностью работы системы, совмещая это со своей основной работой.

Таким образом, порядок работы с документами ФГИС «Зерно» выстроен так, чтобы минимизировать дополнительную нагрузку на сотрудников: система автоматизировала рутинные операции, оставив человеку контроль и проверку данных.

— Насколько удобно пользоваться АСП.Зерно? Потребовалось ли дополнительное обучение?

Дмитрий Сизов: Для меня примерно 80% сервиса АСП.Зерно было интуитивно понятно и никаких дополнительных знаний не требовалось. Но безусловно иногда возникают какие-то более сложные ошибки, которые требуют более углубленного подхода. Такие ошибки уже не решить интуитивно и тогда обращаюсь за подключением специалистов из техподдержки АСП. Но большая часть, безусловно, понятна на интутивном уровне.

— Дмитрий, оцените работу технической поддержки АСП от 1 до 10, где 1 — худший балл, а 10 лучший?

Дмитрий Сизов: За нашей организацией закреплён специалист Евгений. Его работу я оцениваю на 9 баллов из 10. Евгений отвечает оперативно и грамотно помогает решать возникающие вопросы.

-Есть, какие-то пожелания к его работе?

Дмитрий Сизов: Если честно, то нет. Евгений работает отлично, нас всё устраивает. Отвечает быстро.

— Хорошо, а тогда почему вы ставите 9 баллов, а не 10?

Дмитрий Сизов: Чтобы оставалось пространство для роста и дополнительная мотивация.

— Как интеграция повлияла на скорость обработки заказов и взаимодействие с контрагентами?

Дмитрий Сизов: Ника, на самом деле, очень малая часть контрагентов в целом проверяет выгрузку из СДИЗов. На ваш вопрос можно ответить с двух сторон.

С одной стороны: оформление документов благодаря АСП.Зерно безусловно ускорилось.

Но с другой стороны из-за внедрения этого сервиса и этих проверок контрагенты точно также стали у себя их проверять и частично из-за ошибок, которые происходят во время отправки, то приёмка может производиться дольше. Потому что эти документы стали обязательными и некоторые контрагенты, которые очень плотно за этим следят, отказывают в приёмке без документов. И когда есть проблемы на стороне АСП.Зерно, и на стороне ФГИС «Зерно» (возможно какие-то запросы долго обрабатываются), тогда процесс работы может увеличиваться. Но, как правило, весь этот процесс работы с контрагентами интеграция АСП облегчила и ускорила.

— Какие функции или возможности АСП.Зерно оказались наиболее полезными именно для вашей компании?

Дмитрий Сизов: Я думаю, что самые полезные для ГК «Мегаполис» функции АСП.Зерно  и то чем мы чаще всего пользуемся — это формирование и отправка СДИЗов и получение входящих СДИзов. То есть самые распространенные операции, как я думаю и у всех участников зернового рынка.

— Что бы вы посоветовали другим логистическим компаниям, которые работают с продуктами переработки зерна и только планируют автоматизировать процессы во ФГИС «Зерно»?

Дмитрий Сизов: Советую тщательно следить за тем, как у них информация находится сейчас в их учетной базе. Потому что лично мы столкнулись с большим количеством проблем из-за того, что у нас некорректно это было внесено в базу. В частности, часто производитель нам некорректно передал коды такие как ОКПД2, ТНВЭД и это в дальнейшем несет за собой очень много проблем. То есть советую заранее контролировать такие важные параметры.

—Очень ценный совет, благодарю.

Скажите пожалуйста, будете ли вы советовать или нет интеграцию АСП.Зерно другим участникам зерновой отрасли, и почему?

Дмитрий Сизов: Да, безусловно я буду советовать решение АСП.Зерно потому что оно действительно полезное, значительно ускоряет работу. И в целом всем сервисом АСП я доволен.

— И в завершении нашей беседы, какие у вас будут пожелания всем сотрудникам АСП?

Дмитрий Сизов и Алексей Лиховид: Мы желаем всему коллективу АСП оставаться на таком же близком коннекте с клиентами и не уходить в бюрократию. Важно продолжать быть рядом с пользователями и поддерживать тот уровень взаимодействия, который есть сейчас.

-Алексей и Дмитрий, от души благодарю вас за столь интересную беседу.

С уважением к Вашему делу, Ника Виноградова